Gemeente Weststellingwerf:
van een nieuw platform naar een volledig managed solution

In 2019 deed de gemeente Weststellingwerf, in samenwerking met de gemeentes Ooststellingwerf en Opsterland (OWO) een openbare aanbesteding voor de vervanging van hardware. Dovilo won de aanbesteding dankzij een innovatief voorstel. Daar bleef het niet bij. Wat begon met het inrichten van een toekomstbestendig platform heeft zich langzaam uitgebreid naar volledig beheer en monitoring van het IT-landschap.

Innovatieve oplossing

Dovilo viel op tussen de andere inschrijvingen vanwege de configuratie die we hadden samengesteld op basis van de beschikbare informatie uit de aanbesteding. Niet omdat we goedkoper waren, maar omdat we met een innovatieve oplossing kwamen. Deze maakte het beheer van het platform aanzienlijk eenvoudiger, onder andere door de gekozen back-up oplossing.

Het hybride platform is ingericht met oog op de toekomst. Het is eenvoudig voor de gemeentes om op termijn over te stappen naar de cloud. Dat vereiste wel migratie naar een andere technologie voor virtualisatie: van VMWare naar Hyper-V (Microsoft). Omdat die switch vrij uniek is, er zijn weinig partijen in de markt die ervaring hebben met een dergelijke migratie. Een van de redenen waarom de aanbesteding aan ons werd gegund.

De innovatieve oplossing in het voorstel en ervaring met migreren naar een nieuwe technologie, waren de belangrijkste redenen om Dovilo de aanbesteding te gunnen.

Ontwerp met toekomstvisie

Het verouderde twin datacenter van de gemeente vervingen we door een nieuw platform. Met nieuwe hard- en software richtten we een nieuwe productie-en opslagomgeving in on-prem. Daarnaast richtten we ook een back-up en uitwijkomgeving in. De uitwijkomgeving is uiteraard elders ondergebracht. Hiervoor konden we heel efficiënt sommige ‘oude’ hardware opschonen en hergebruiken.

De architectuur van de omgeving is gebaseerd op onze Cloud-in-a-box oplossing. Dat betekent dat we rekening hebben gehouden met een toekomstvisie naar de cloud. Vanaf de on-prem omgeving kan relatief eenvoudig een link worden gelegd naar de cloud. Zo worden op dit moment al alle Office365 diensten en data automatisch geback-upt.

Bertram Rutte, algemeen directeur Dovilo: “De huidige IT-markt is enorm dynamisch, er wordt veel gesproken over onderwerpen veiligheid en duurzaamheid. Onze product- dienstcombinaties en oplossingen zijn hier leidend in.

Vanuit Dovilo maken wij het verschil door genoeg tijd en aandacht te besteden aan goede projectplannen waar iedereen zich prettig bij voelt, en die inspelen op de diverse vraagstukken voor de korte en lange termijn.”

Project: gefaseerd naar een volledig beheerde omgeving

Het project is uitgevoerd in verschillende fases:

  1. Vervanging hardware
  2. Migratie naar nieuwe omgeving
  3. Support op het nieuwe platform
  4. Monitoring van de nieuwe omgeving

De twee opvolgende fases zijn uitbreidingen op de initiële raamovereenkomst.

Omdat het een omvangrijk project was, leverden we direct van het begin projectbegeleiding en 24×7 support. Daarbij hanteren we altijd de PRINCE2 projectmethodiek. Met ons team van ervaren engineers konden we kwaliteit van de nieuwe omgeving waarborgen.

Beheer: zoveel minder dat uitbesteden aantrekkelijk wordt

Dankzij de gekozen architectuur van Cloud-in-a-box vergt het beheer, onderhoud en back-uppen van het systeem aanzienlijk minder tijd. Uiteindelijk zoveel minder, dat het voor de drie gemeentes lonend was om naast de 24×7 support , ook de patching en monitoring van het hele IT-landschap aan ons uit te besteden. Daarmee hebben ze geen omkijken meer naar het technisch beheer . Dovilo onderhoudt het grootste deel van de omgeving van de opslag netwerkserverrs tot en met de hypervisor op de Virtual Machines.   Het uitrollen van de applicaties en nieuwe services  verzorgen de gemeentes zelf.

Resultaat en toekomst: gegarandeerde dienstverlening 24×7

Met het nieuwe platform hebben de OWO-gemeentes meer capaciteit om te groeien en een betere performance. Wanneer de productie-omgeving uitvalt, wordt direct omgeschakeld naar de uitwijklocatie. Daarmee kunnen ze 24×7 de continuïteit van de gemeentelijke diensten garanderen. Dit heeft zich in de praktijk al bewezen.

Bovendien levert de nieuwe omgeving een aanzienlijke besparing op de totale operationele IT-kosten van de gemeentes. Door slimme oplossingen is minder beheercapaciteit vereist.

In de loop van het project is Dovilo een belangrijke sparringpartner geworden van de OWO IT-afdeling. Gezamenlijk onderzoeken we de voordelen die transitie naar de cloud biedt, als volgende logische stap.