Door Office 365 hebben medewerkers meer flexibiliteit dan ooit tevoren. Onafhankelijk van waar ze zich bevinden zijn ze productief. Ze kunnen bij hun documenten en gegevens, zonder dat ze op kantoor hoeven zijn. Dat vraagt echter wel om nieuwe manieren om de data te beschermen tegen verlies.
Organisaties die – al dan niet deels – de overstap naar cloud applicaties hebben gemaakt, weten wat de voordelen zijn. Dankzij het SaaS-model (Software-as-a-Service) krijgen medewerkers eenvoudig toegang tot applicaties en de bijbehorende data. In hun beleving is alles geregeld. Het is een kwestie van inloggen om te werken, terwijl de cloud leverancier het harde werk aan de achterkant doet. Ook de ICT-afdeling heeft maar beperkt werk te verzetten met de applicaties zelf, en kan zich richten op de kernactiviteiten van het bedrijf.
Het is echter slechts tot een zekere hoogte waar dat alles in de cloud helemaal voor de organisatie is geregeld. De cloud leverancier biedt wel wat bescherming, maar ook niet op alles. Vaker dan niet is de standaard back-up van deze leveranciers erg beperkt. Bovendien staan data niet altijd centraal. Gegevens kunnen terecht komen op privé-apparaten van gebruikers, waar ICT-beheerders, laat staan de cloud leverancier, geen toegang tot hebben. Vaak genoeg worden bestanden als klantenlijsten en andere gevoelige gegevens ‘tijdelijk’ op een bureaublad opgeslagen. Naast dat de ICT-afdeling eigen back-up moet inzetten, moet ook controle gehouden worden over de data die buiten de eigen omgeving terecht komen. Want daar staat vrijwel zeker ook kritieke data.
Daarom moeten bedrijven beleid maken die grenzen stellen aan de data. Dat kan alleen met een back-upmechanisme dat onder eigen controle staat. Dovilo levert dit als onderdeel van het Back-up-as-a-Service portfolio, onze hybride cloud oplossing die controle biedt over alle data voor Office 365. De hybride omgeving maakt dat ICT-beheerders het kunnen integreren met hun eigen omgeving. Dat maakt ook dat ze kunnen bepalen waar welke applicaties kunnen draaien om de gebruiker te ondersteunen. Sterker: dat moet. Niet alleen vanwege de veiligheid van de data, maar ook vanwege zaken als latency.
ICT-organisaties krijgen zo de mogelijkheid om zelf te bepalen welke documenten waar terecht mogen komen. Documenten met privacygevoelige gegevens kunnen bijvoorbeeld worden beperkt tot een fysieke server in Nederland, of zelfs een server die geheel on-premise staat. Dit kan ook op verschillende niveaus. De back-upomgeving kan in eigen beheer, maar ook door Dovilo worden beheerd, of in de cloud als service. Dit doen we zoveel mogelijk volgens de 3-2-1 back-upstrategie: Van ieder bestand bestaan minstens drie afzonderlijke kopieën, op minstens twee verschillende media, waarvan er een buiten de fysieke locatie van de organisatie staat. Ook al zou er dan een ongeluk gebeuren, en die kans is in deze opstelling zeer klein, dan nog is de data altijd terug te halen.
Controle is het sleutelwoord. Dat betekent echter ook dat beheerders zoveel mogelijk zelf de dingen kunnen doen die ze nodig achten. Daarom biedt Dovilo zelf-serviceportals voor, waar ook eindgebruikers mee uit de voeten kunnen. Waar nodig biedt Dovilo ook ondersteuning, maar doordat er zoveel kan worden afgevangen, besparen organisaties flink op de gebruikersondersteuning.
Dat geeft eindgebruikers ook meer controle om de dienstverlening af te stemmen op hun behoefte. Organisaties betalen niet voor diensten die ze niet gebruiken. Dat terwijl het delen van documenten snel, eenvoudig en veilig blijft. Alleen de personen die toegang moeten hebben, krijgen die toegang. En dat op een eenvoudige manier, zodat de efficiëntie van hun werk gewaarborgd blijft.
De inzet van cloud computing betekent dus niet dat organisaties alles overlaten aan de cloud leverancier. Sterker nog: controle is belangrijker dan ooit. En daarom kiest Dovilo voor een hybride aanpak. Zodat data niet alleen maximaal toegankelijk is voor bevoegde medewerkers, maar ook maximaal beschermd.