Kosten optimaliseren met IT Performance Management doe je zo

Nu IT de drijvende kracht achter een organisatie vormt, stellen steeds meer IT-managers het proactief verbeteren van systeemprestaties als doel. Logisch, want wanneer IT-sytemen suboptimaal draaien, is het effect merkbaar in de hele organisatie. Allerlei bedrijfsprocessen worden gruwelijk traag of zelfs onmogelijk. Geoptimaliseerde IT-infrastructuur draagt juist bij aan lagere kosten en een hogere omzet. Dat kan op verschillende manieren.

Voordat we diepte induiken is het goed om even stil te staan bij wat we bedoelen met performance. Simpel gezegd kun je prestaties op de volgende hoofdcriteria beoordelen:

1. Beschikbaarheid
2. Toegankelijkheid
3. Responsiviteit
4. Resource gebruik
5. Kostenefficiëntie

Hoe IT-systemen hierop scoren is afhankelijk van allerlei factoren, zoals hardware mogelijkheden, (onderlinge) configuratie, gebruiksvriendelijkheid en capaciteit versus belasting. Idealiter zijn alle systemen continu perfect op elkaar afgestemd, met blije gebruikers tot gevolg.

De gebruikerservaring is de ultieme test voor performance management. Je kunt nog zo hoog scoren op allerlei criteria, als de gebruiker de performance als ondermaats beleeft ontstaat een onhoudbare situatie.

Een praktijkvoorbeeld: onlangs ontvingen we een verzoek van een bedrijf om te onderzoeken hoe hun systeemperformance verhoogd kon worden. Ze hadden recentelijk hun infrastructuur ge-outsourced naar een cloud provider om hogere beschikbaarheid van services te kunnen garanderen. Echter, tegen de verwachtingen in draaiden de systemen na de migratie erg stroef. Het IT-team werd daardoor overspoeld door klachten van gebruikers. Wat bleek: het personeel had door de migratie 50% meer tijd nodig om taken te voltooien.

Doordat de gebruikerservaring van de systemen verslechterd was, werd de productiviteit van de organisatie erg laag. Hierdoor wogen de daadwerkelijke kosten van het nieuwe systeem niet op tegen de hogere beschikbaarheid. En hoewel de nieuwe infrastructuur nog wel geoptimaliseerd kon worden, koos de klant er uiteindelijk voor om de migratie terug te draaien. Een gedegen performance management onderzoek voorafgaand aan de migratie had in dit geval een hoop kosten kunnen besparen.

Uit performance onderzoek blijkt al snel welke actie(s) ondernomen kunnen worden om prestaties te verbeteren, zoals het toewijzen van de juiste capaciteit (right sizen), proactief fouten oplossen, systemen consolideren, overbodige licenties stopzetten of overstappen naar een passend onderliggend systeem.

Zo kunnen simpele data en applicaties vaak prima op minder krachtige (en dus minder dure) infrastructuur draaien. Denk bijvoorbeeld aan hot en cold data. Hot data – gegevens die continu opgevraagd of bewerkt worden – wil je zo toegankelijk en responsief mogelijk maken voor gebruikers. Dit vereist onder andere snelle storage. Maar opslag met hoge IOPS is relatief duur. Bovendien nemen datavolumes constant toe, waardoor er ook meer storage nodig is. Data die die niet vaak opgevraagd of bewerkt wordt, oftewel cold data, kan daarentegen vaak op minder snelle storage worden opgeslagen, of bijvoorbeeld in een cloud. Dit vereist echter wel inzicht in resource gebruik.

Het proces van inzicht verkrijgen – en deze kennis vervolgens omzetten in actie – verloopt in vier fasen:

1. 1. 1. monitoring
      2. analyse
      3. rapportage
      4. optimalisatie

In een ideale situatie zou dit proces doorlopend plaatsvinden. In de praktijk blijkt het echter vaak lastig om naast alle andere werkzaamheden de performance te verbeteren.

Dat performance management al snel naar de backlog verschuift is niet zo vreemd. Er komt gigantisch veel af op IT-afdelingen, terwijl gekwalificeerd personeel met de juiste kennis schaars is. Bovendien worden systemen steeds complexer door nieuwe onderdelen, applicaties en technologie. Daarnaast worden configuraties meestal niet of slechts beperkt geoptimaliseerd nadat een nieuw onderdeel is toegevoegd aan de bestaande infrastructuur. In het ergste geval ontstaat hierdoor een soort monster van Frankenstein met 3 armen en 5 benen. Alles weer terugbrengen naar een beheersbare situatie wordt dan een gigantische opgave, waardoor een vicieuze cirkel ontstaat. Maar vroeger of later moet de infrastructuur onder handen genomen worden.

Om continue optimalisatie toch goed binnen een organisatie te kunnen borgen heeft Dovilo Performance as a Service ontwikkeld. Met PERFaaS wordt een IT-omgeving continu gemonitord zonder verstoring van processen. PERFaaS van Dovilo is bovendien omgeving agnostisch – het maakt dus niet uit om wat voor soort omgeving het gaat, we kunnen overal aan de slag.

De inzichten die Dovilo verkrijgt uit de monitoring kunnen wij dankzij onze jarenlange ervaring snel analyseren en vervolgens omzetten naar praktische aanbevelingen. Zo kan het IT-team snel aan de slag. Eventueel kunnen we ook helpen met het implementeren van deze aanpassingen. Omdat wij vendor independent werken, zijn onze adviezen puur afgestemd op de behoeften van onze klant. Uw infrastructuur wordt dus moeiteloos geoptimaliseerd, waarna er onder de streep meer geld en tijd overblijven.

In dit artikel hebben we slechts een paar voorbeelden gegeven van manieren waarop performance management meer oplevert dan dat het kost. Iedere organisatie is anders, en heeft dus een andere aanpak nodig. Wilt u weten wat bij uw bedrijf past? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende verkenning.