In de afgelopen twee jaar heeft de virtuele werkplek zich razendsnel ontwikkeld, doordat we allemaal verplicht waren thuis te werken. De ene vindt het prettig werken. De ander niet. Wat kunt u als werkgever doen om de ideale virtuele werkplek voor uw medewerkers in te richten? In deze blog bekijken we wat een virtuele werkplek optimaal maakt, zowel voor gebruikers als IT. En hoe u die implementeert.
Verschil tussen een digitale en virtuele werkplek
Veel organisaties bieden sinds de lockdown in ieder geval digitaal toegang tot bedrijfsapplicaties en -data (remote access). Inloggen op afstand maakt het echter nog geen virtuele werkplek. In een virtuele werkplek zijn applicaties en data echt geïntegreerd in één virtuele omgeving. Dat is al de eerste stap naar het ideale plaatje. En dan hebben we het niet alleen over de gebruiker maar ook over IT.
Voordelen van een virtuele werkplek
Voor gebruikers
Een volledig geïntegreerde, virtuele werkplek geeft gebruikers met één keer inloggen toegang tot alle applicaties die zij nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Waar of waarmee ze ook inloggen, ze zien altijd dezelfde omgeving en applicaties. Deze zijn afhankelijk van hun gebruikersprofiel. Applicaties die noodzakelijk worden geacht voor hun functie of vanuit het bedrijf, kan IT al standaard toevoegen aan hun werkplek. Afhankelijk van de instellingen kunnen ze daar zelf applicaties bijplaatsen.
Voor IT
Het verschil met een fysieke of digitale werkplek is dat bedrijfsapplicaties en -data in een soort van beveiligde kooi staan in de cloud, en niet naast de eigen data en applicaties van de gebruiker op het device. IT heeft de sleutel van die kooi. Zij bepalen de inhoud en wie toegang krijgt. Hoe meer applicaties u naar de virtuele werkplek brengt en hoe minder lokaal is geïnstalleerd, hoe meer IT de regie krijgt en hoe beter u bedrijfsdata kunt beveiligen.
Waaraan moet de ideale virtuele werkplek voldoen?
Uit de genoemde voordelen komen al een aantal belangrijke vereisten voor een ideale werkplek naar voren. Maar er zijn er nog meer. We noemen de 5 belangrijkste :
- Single Sign On
Eén keer inloggen door gebruikers voor toegang tot alle benodigde applicaties. - Standaardisatie voor IT
Virtuele werkplekken brengen meer standaardisatie met zich mee. Iedereen werkt min of meer op dezelfde manier. Daardoor kan IT gebruikers snel toegang geven en ondersteunen op basis van vooraf gedefinieerde gebruikersgroepen. Omdat er minder afwijkingen zijn dan bij fysieke werkplekken, vereist dit minder support vanuit IT. - Eenvoud én flexibiliteit
Voor een gebruiker moet een werkplek overzichtelijk zijn. Het aanbod is de cloud is overweldigend. IT moet de gebruiker beschermen tegen een overload. Door vooraf de werkprocessen per gebruikersgroep goed in kaart te brengen, kan IT de werkplek zo inrichten dat de gebruiker alleen die applicaties ziet die nodig zijn. Wil de gebruiker meer applicaties toevoegen? Dan heeft hij/zij die flexibiliteit (binnen zijn/haar profiel). - Goede (maar laagdrempelige) beveiliging
Gebruikers loggen in vanaf verschillende locaties en netwerken, en met verschillende devices. Zowel voor hen als voor het bedrijf moet dit veilig zijn. Multi-factor authenticatie, goed doordachte policies voor toegang, securityvan het endpoint en e-mail zijn daarom cruciaal. Cloud security software biedt uitstekende bescherming en houdt het tegelijkertijd toegankelijk voor gebruikers. Daarnaast blijft awareness van gebruikers belangrijk. Regelmatig training als reminder en om gebruikers op de hoogte te brengen van nieuwe phishing technieken, is aan te raden. - Support voor gebruikers
Heeft u de werkplekconfiguratie goed doordacht, dan nemen veel beheertaken af omdat er meer gestandaardiseerd is. Aan de andere kant werken gebruikers steeds flexibeler, niet alleen qua inbellocatie maar ook qua werktijden. Daardoor neemt de window voor support toe. Dit brengt extra belasting van IT-mensen met zich. Goede IT’ers zijn zeldzaam dus wees voorzichtig om hen te vervelen met repetitieve gebruikersvragen. Denk vooraf goed na hoe u support en beheer wilt beleggen en of uitbesteden misschien een betere optie is.
Hoe implementeert u de ideale werkplek?
Microsoft, de meest bekende leverancier van virtuele werkplekken, biedt alle mogelijkheden voor al de 5 genoemde vereisten.
Zo is Social Portal een makkelijke tool voor IT om elke gebruikersgroep de juiste interface te bieden met benodigde applicaties en direct toegang tot de laatst gebruikte documenten en e-mails.
Microsoft Manager en Defender bieden bescherming voor de infrastructuur en data op het door u gewenste veiligheidsniveau.
De ontwikkelingen van mogelijkheden in de cloud gaan zo snel dat het aan te raden is een implementatiepartner in de arm te nemen. Zij zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de markt en kunnen vooraf meedenken over de juiste configuratie. Dat kan u later veel kosten en tijd besparen. Want de ideale werkplek is niet alleen prettig werken voor de gebruikers en IT, de hele organisatie is erbij gebaat.
Wat heeft de organisatie eraan om werkplekken te optimaliseren?
Met een uitgekiende configuratie van virtuele werkplekken heeft uw organisatie niet alleen blije medewerkers maar bespaart u ook kosten door:
- minder support door standaardisatie;
- hogere en betrouwbaardere productie door geïntegreerde data, tools en samenwerkingsmogelijkheden (altijd toegankelijk, ook onderweg);
- meer innovatie door meer functionaliteiten en flexibiliteit voor medewerkers;
- flexibel op- en afschalen van resources en licenties.
Genoeg redenen om door te groeien naar een volledig geïntegreerde werkplek. Wilt u meer lezen over hoe u deze stap maakt? Lees dan onze gratis whitepaper waarin wij uitgebreid onze succesvolle methodiek van 4 stappen beschrijven.