Hoe bepaal je de benodigde capaciteit voor een nieuwe, stabiele IT-omgeving op de groei?
Het internationale transportbedrijf Kees in ’t Veen Tanktransporten BV voorziet klanten op een veilige, zorgvuldige en deskundige wijze in de behoefte op meerdere logistieke vlakken. Naast het verzorgen van gespecialiseerd tankoplegger- en tankcontainertransport van gevaarlijke stoffen en levensmiddelen, hebben ze mogelijkheden tot tankreiniging, opslag, onderhoud, reparatie en nog veel meer. Als one-stop shop richt Kees in ’t Veen zich als betrouwbare, flexibele en vooruitstrevende partner op het gehele logistieke proces met als doel het creëren van langdurige relaties.
Het bedrijf is flink in ontwikkeling. “15 jaar geleden hadden we 40 werkplekken, inmiddels zijn dat er 180. En het ziet het ernaar uit dat we ook in de toekomst verder groeien”, vertelt senior systeembeheerder Michael Kruithof.
Die groei en de verschillende werklocaties vormde aanleiding om de verouderde server omgeving te vernieuwen. Maar hoe weet je wat je nodig hebt in de toekomst? Kees in ’t Veen vroeg ons hen te helpen bij de implementatie van nieuwe serveromgeving.
In 4-stappen soepel over naar een nieuwe omgeving
In dergelijke trajecten hanteren we bij Dovilo een 4-stappenplan:
Analyse – Ontwerp – Project – Beheer
Analyse
Eerst analyseren we het gebruik van het huidige netwerk. Hiervoor installeren we een tool die een aantal weken meet welke processen draaien, hoeveel data wordt verbruikt, hoe zwaar de servers worden belast, etc. Uniek is dat we niet alleen de afzonderlijke onderdelen meten, maar de hele keten. Op basis van deze metingen konden we Kees in ‘t Veen adviseren welke serveromgeving voor hen optimaal is.
Michael: ”De meting leverde een duidelijk rapport op met heldere grafieken en technische data. Dat hielp ons om te bepalen of dat wat Dovilo ons aanbood ook in ons gedachtengoed paste. Uit de metingen bleek onze oude omgeving nog best goed te draaien maar we wisten het aantal werkplekken zou groeien. Dankzij de meting wisten we hoe hard de data gegroeid was en op basis daarvan konden we een inschatting maken voor de benodigde snelheid en opslag in de toekomst.
“Andere IT-partijen doen meestal een aanbod waarvan zij vinden dat we het nodig hadden and that’s it. Dan is het wel lastig inschatten omdat je geen data hebt van je performance. “
Bovendien helpt die rapportage om aan de directie aantoonbaar te maken. Voor hen is het vaak een grijs gebied: waarom kost het zoveel geld en wat is echt nodig om te kunnen blijven functioneren en groeien? De rapportage maakte heel inzichtelijk wat we nodig hadden qua IT-investering. ”
“Dovilo is ook sterk in het maken van de vertaalslag. Ze zijn technisch goed onderlegd maar kunnen het ook goed uitleggen op directieniveau.”
Ontwerp
Op basis van de meting brachten we een adviesrapport uit met drie opties: een on premise oplossing, een cloudoplossing en een hybride vorm. Omdat Kees in ’t Veen een bedrijf is met veel operationele activiteiten, kozen ze voor een on premise oplossing, die het IT-team zelf kan onderhouden.
Dankzij de meting was duidelijk hoeveel capaciteit ingezet moest worden: niet teveel maar genoeg om door te groeien.
Daarnaast verbeterden we de performance met behulp van SSD-schijven op de servers en namen in het ontwerp ook een uitwijkomgeving op een andere locatie mee.
Michael: “We hebben er altijd voor gekozen om zoveel mogelijk van onze IT-omgeving in eigen beheer te doen zodat we snel kunnen inspringen als er een probleem is. Wij regelen bijvoorbeeld ook zelf de autorisaties. Medewerkers kunnen nu eenvoudig vanaf al onze werklocaties, zowel in de Europoort als Moerdijk, maar ook vanuit huis inloggen op het bedrijfsnetwerk.
We hebben uiteraard wel een hardware contract met de fabrikant van de servers. Mochten er andere issues zijn waar wij niks mee kunnen, dan is het fijn dat er een externe partij helpt: Dovilo.”
Project
Voor de implementatie ging een van onze technische engineers op locatie bij Kees in ’t Veen aan de slag. Met een doorlooptijd van een kleine 6 maanden verhuisde Kees in ’t Veen van oude omgeving naar nieuwe omgeving.
Michael: “Het project verliep heel vlotjes, zeker voor zo’n groot project. We konden makkelijk met Dovilo schakelen. Ze waren altijd bereikbaar en proactief. Als we vragen of aandachtspunten hadden dan werd daar heel snel op gereageerd. Al in het voortraject viel me op dat het een no nonsense partij is, die weten waar ze het over hebben.
Ook hun technisch consultant bij ons op locatie, was een echte specialist die duidelijk kennis van zaken had.”
Beheer
Om het dagelijks beheer zo efficiënt mogelijk te maken voor het team van Kees in ’t Veen, hebben we de serveromgeving ingericht met VMware (virtualisatie software) en Zerto (disaster recovery). Daarnaast is er een uitwijkomgeving waarvoor een deel van de bestaande hardware konden worden hergebruikt. Op basis van regelmatig testen blijkt dat de uitwijk van kritische systemen naar deze omgeving uitstekend functioneert. Voor uitzonderlijke issues kan Kees in ’t Veen terugvallen op Dovilo.
Michael: “De nieuwe omgeving draait nu 2 jaar en is tot op heden heel stabiel, zonder performance issues, terwijl ondertussen onze data toch behoorlijk is gegroeid. We monitoren zelf ook onze hardware. In de afgelopen 2 jaar hebben maar een keer een harde schijf gehad die uitviel.
Op de uitwijkomgeving wordt continu een schaduwkopie gemaakt. Daardoor zijn we in staat om snel uit te wijken als er iets zou gebeuren.”
Toekomstplannen
Voor de toekomst voorziet Michael nog vaker samen te werken met Dovilo: “Kees in ’t Veen is nog steeds aan het groeien. Daarom willen we verder standaardiseren. Ook willen we verdere stappen zetten richting de cloud. Hierover spraken we onlangs al met Dovilo als vaste partner, omdat wij heel tevreden zijn over de samenwerking. Er komt dus meer aan in de toekomst.”